Оформлення співробітників інтернет-магазину

Співробітники відіграють важливу роль у забезпеченні ефективної роботи інтернет-магазину та взаємодії з клієнтами. Зазвичай у кожному інтернет-магазині є один або кілька співробітників, які виконують такі завдання:

Обслуговування клієнтів: Менеджер спілкується з клієнтами через різні канали зв’язку, такі як телефон, електронна пошта або онлайн-чати, відповідає на їхні запитання, допомагає з вибором товарів і вирішує проблеми, що виникають.

Обробка замовлень: Складальник відповідає за обробку та пакування замовлень, їх доставку, перевіряє наявність товару, упаковує його для безпечной доставки та координує процес відправлення.

Керування запасами: Комірники відстежують рівень товарних запасів зазвичай – за допомогою програми обліку здійснюють закупівлі у постачальників та оновлюють інформацію про наявність товарів на веб-сайті магазину.

Маркетинг та реклама: PR-фахівець займається розробкою та реалізацією маркетингових стратегій, проводить дослідження ринку, керує рекламними кампаніями та просуває товари магазину в цифрових каналах.

При відкритті інтернет-магазину в Україні одна із складових юридичного оформлення бізнесу – офіційне оформлення співробітників. Фізичні особи-підприємці повинні виконувати вимоги Кодексу законів про працю України у разі прийому на роботу найманих працівників.

Заява про прийом на роботу від потенційного співробітника – документ, з якого починається офіційне оформлення. У цьому документі має бути зазначена дата початку роботи та посада. Відповідно до п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП, ФОП укладає трудовий договір з фізичною особою обов’язково у письмовій формі. Також майбутній співробітник має надати такі обов’язкові документи:

• Паспорт
• Ідентифікаційний код
• Трудова книжка

та додаткові документи, такі як:

• Диплом, сертифікат або інший документ про освіту
• Довідка про стан здоров’я
• Документи, що підтверджують право на пільги
• Військовий квиток для військовозобов’язаних та інші документи

Згідно з зазначеними вимогами, трудовий договір між ФОП та найманим працівником повинен бути укладений у письмовій формі та складений у двох примірниках – по одному для кожної із сторін. Важливо зазначити, що Кодексом законів про працю було видалено положення, яке потребує реєстрації трудового договору в державній службі зайнятості.

Щодо змісту трудового договору слід врахувати, що умови, несприятливі для працівників та суперечать трудовому законодавству України, є недійсними. До трудового договору необхідно включити такі умови:

• термін договору
• обов’язки
• заробітну плату
• робочий час
• вихідні дні
• тривалість відпустки

Після цього роботодавець повинен видати наказ про прийом працівника на роботу та повідомити місцеве податкове управління Державної податкової служби України про прийом працівника (перед його фактичним початком роботи), а потім протягом 5 робітників днів внести запис до трудової книжки нового співробітника.

Всі відрахування за найманих працівників розраховуються із суми ставки їх заробітної плати, яка визначається у Законі про Державний бюджет на відповідний рік. З 1 січня 2023 року мінімальна заробітна плата складає 6700 грн. При цьому за працівника щомісяця потрібно буде сплачувати такі податки:

• Ставка ПДФО (Податок на доходи фізичних осіб) – 18% від заробітної плати
• Ставка ЄСВ (Єдиний соціальний внесок) – 22% від заробітної плати
  • мінімальна база для нарахування ЄСВ – 6700 грн
  • мінімальний розмір ЄСВ – 1474 грн
  • максимальна база для нарахування ЄСВ – 100500 грн
  • максимальний розмір ЄСВ – 22110 грн
• Військовий збір – 1,5% заробітної плати

Важливо знати: ПДФО та військовий збір утримуються зі ставки співробітника, а ЄСВ платить підприємець.

Стаття 41 Кодексу України про адміністративну відповідальність каже, що:

Фактичний допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту), допуск до роботи іноземця або особи без громадянства та осіб, стосовно яких прийнято рішення про оформлення документів для вирішення питання щодо надання статусу біженця, на умовах трудового договору (контракту) без дозволу на застосування праці іноземця або особи без громадянства:

• Тягнуть за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності, фізичних осіб – підприємців, які використовують найману працю, від п’ятисот до однієї тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
  
• Повторне протягом року вчинення порушення, передбаченого частиною третьою цієї статті, за яке особу вже було піддано адміністративному стягненню – тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності, фізичних осіб – підприємців, які використовують найману працю, від однієї тисячі до двох тисяч неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

У 2023 році неоподатковуваний мінімум складає 17 грн, тобто. при першому порушенні Підприємцю загрожує штраф від 8 500 до 17 000 грн., а при повторному – від 17 000 до 34 000 грн.

 

Стаття 265 Трудового кодексу України:

Юридичні та фізичні особи – підприємці, які використовують найману працю, несуть відповідальність у вигляді штрафу у разі: фактичного допуску працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту), оформлення працівника на неповне робоче час або за трудовим договором з нефіксованим робочим часом у разі фактичного виконання роботи протягом усього робочого часу, встановленого на підприємстві, та виплати заробітної плати (винагороди) без нарахування та сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування та податки:

• У десятикратному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, щодо якого вчинено порушення, а до юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців, які використовують найману працю та платники єдиного податку першої – третьої груп, застосовується попередження;

• Здійснення порушення, передбаченого абзацом другим цієї частини, повторно протягом двох років з дня виявлення порушення – у розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, щодо якого вчинено порушення;

Згідно Статті 61 Конституції України ніхто не може бути двічі притягнутий до юридичної відповідальності одного виду за те саме правопорушення, тому до підприємця застосовуватиметься лише одна з санкцій.

Закони України вкказують на необхідність офіційного оформлення, але практика показує, що рішення про юридичне оформлення інтернет-магазину все ще сприймається власниками як особистий вибір. Ми можемо сказати лише одне: приймаючи рішення, враховувати не лише недоліки такого оформлення (щомісячні податки та подання звітності), а й потенційні переваги – наприклад, захист прав Підприємця у суперечних ситуаціях.